不抱梁柱的工作法则

       古代书生与一女子相约桥下。书生等很久,不见女子来。河水猛涨,书生为了坚守信约,不肯离去,抱桥柱牺牲于水中,从《庄子》这个故事有人指出中国古代桥梁历史之早,后喻坚守信约。·
       日常工作中,我们在纪要(minutes)上签名也表现了坚守信约的勇气。纪要是什么?纪要是集体约定,是工作千头万绪中的主线,是集体智慧北斗星般地对个人工作的指引,是个人智慧经集体批判过的幸存者与进化者,是项目资料中可供外人查阅的为数不多的真实档案,是团队每个独特个体与它人并肩奋斗的足迹,是历史学家眼中的历史,是今日理性为明日行动书写的备忘录,是今天的我们提醒未来的我们面对各种变化时也要不忘初心。
       纪要是如此重要,如同过去的信件,然而在人类历史上,常因寄信人与收信人的发与收之间存在的时间差,促成了伟大文学作品,有喜剧,也有悲剧。例如开篇的《庄子》,还有《罗密欧与朱丽叶》。后者改编的电影推荐1968年的版本,因为台词最忠于原著,作曲也十分出色,扮演罗密欧与朱丽叶的演员的年龄也与原著般配,相比后来好莱坞电影的表达更真实:欧洲人向来认为好莱坞电影是“喂勺子”。这种时间滞后效应(time lag effect)在古代可以是由于空间产生的,也即送信人和收件人之间的距离,受到信鸽飞行速度或快马加鞭速度的限制。用公式表达就是t = d / v。
       如果罗密欧与朱丽叶活在现代,活在有电邮、有微信的时代,悲剧能否避免?这不好说。《三重门》故事里未进入同所重点高中的男女主人公,杰克伦敦短片小说中小男孩的被家人剪短的裤子,都反应了现实结局的多样性。在科技发达的现代发生时间滞后效应似乎更复杂,无法用数学公式表达。
       在我们的工作中,是否应当鼓励这种时间滞后,来创造企业或项目的独特文化和灵感?这个想法超出了我的想象和关心范围。但是对于前瞻性工程研究,我以为尽量让时间滞后效应趋于零最好,也即团队如果讨论达成了什么,立刻记录、立刻签字、立刻扫描,并立刻用电邮发给所有参会人。这么做的好处不易察觉,但应该包括:
       • 工作极度透明。透明的好处在我写的一篇文章“简单最好”中有所讨论,尽管这篇文章至今仍未发表;
       • 本团队的成员及团队外的合作伙伴均感受到团队的高效执行力,今后工作或合作中也会更加注重高效;
       • 如果纪要是记录完成的工作、记录一次汇报,迅速发出有利于最大化参与者的荣誉感,从而良性循环,参与者更积极地投入下一轮工作;如果纪要是描述任务,迅速发出有利于加强任务接收人及任务负责人的使命感、仪式感和时间紧迫感,从而下决心创造更高工作价值;如果纪要是描述新机制、新规定、新工作原则,当天发出有利于参与者加深对新内容的理解,初中时我们知道学习完后当天复习的效果最好。
       反之,不快速拟发纪要undermine工作的不利的一面也不易察觉,写好了隔夜发,集齐七个一起发,期间反复修改细节和润色文字,或因手头其它“更重要”、“更紧迫”的事而搁置,这么做的风险是:
       • 团队内一段时间信息不对等,产生误解,产生不信任;
       • 发生“裤子被剪短多次”的事情;
       • 错失纪要的改进意见,毕竟多数人在收到纪要前,不愿对着空气提出自己高明的见解;
       • 纪要漏发,曾经的构想被遗忘;
       • 第二天早上情况变了,想法变了,导致第一天纪要的废弃或修定。当未来某天条件又变化时,这个构想因未记录而不再执行;
       • 即便通过口头方式将工作任务交流得很清楚,在收到纪要前,每天的工作仅仅是依据人的声带发出的已消失在空气中的振动,真的没问题么?
       如此可见,工作纪要日事日毕值得一试哦。

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责任编辑:editor

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